Wie schreibe ich Klartext?

Mit dem Lied "I can see clearly now, the rain is gone" (dt.: "Ich kann jetzt klar sehen, der Regen ist verschwunden") von Johnny Nash hatte in dieser Woche eine dreitägige Konferenz in Antwerpen und Brüssel über klare Kommunikation begonnen. Und damit war das Ziel der Konferenz auch gleich gesetzt: Am Ende des Seminars sollen alle Teilnehmer ganz klar den Durchblick beim Schreiben haben, denn nur so finde sich der Draht zum Leser.

"Kommunikation ist dann klar, wenn die Person, an die man sich wendet, findet, was sie sucht, versteht, was sie findet und angemessen auf das Verstandene reagiert", lautet ein Motto der dreitägigen Konferenz IC Clear Clarity2014 in Antwerpen und Brüssel.

Der Satz stammt von Janice (Ginny) Redish, einer bekannten amerikanischen Kommunikationstrainerin. Die Kommunikationstechniken, über die sie in ihrem Workshop auf der Konferenz spricht, beziehen sich nicht auf Romane oder Lyrik. Sie sind sachlich und funktional. "Sie wollen, dass die Leute etwas tun, nachdem sie die Mitteilung gelesen haben", unterstreicht Redish.

Als Beispiel legt sie zunächst einen völlig undurchsichtigen Bußgeldbescheid auf den Tisch und teilt am Ende ihres 15-minütigen Workshops eine Zahlungsaufforderung aus, die aussieht, wie sie sein sollte: Benutzerfreundlich, klar strukturiert und frei von unnötigen Informationen. Man müsse sich nur darauf konzentrieren, was man möchte, wer die Mitteilung bekommen soll und auf welche Weise die Leute den Bericht erhalten sollen (zum Beispiel via Email, Webseite, soziale Medien). Im "Workshop" wird, wie der Name schon sagt, gemeinsam auf das Musterpapier hingearbeitet.

Klar betont die US-Amerikanerin und Autorin mehrerer Kommunikationsbücher: "Kommunikation findet erst dann statt, wenn bei einer anderen Person physisch ankommt, was man schreibt, wenn die Person gewillt und in der Lage ist, mitzuarbeiten und wenn sie die Mitteilung findet." Und: "Kommunikation beginnt eigentlich erst beim Leser und nicht wenn Du schreibst, denn ohne den Leser rufst Du ins Leere."

Insgesamt knapp 200 Übersetzer, Kommunikationsfachleute, Sprachwissenschaftler, Anwälte, Beamte, Grafikdesigner und Mitarbeiter großer Unternehmen nehmen an der Konferenz teil. "Zusammen repräsentieren sie alle Kontinente der Erde", verkündet Karine Nicolay, die Projektkoordinatorin von IC Clear, Thomas More University College in Belgien stolz.

Die Teilnehmer wollen lernen, wie man sich noch klarer ausdrückt, sei es beim Entwurf offizieller Amtspapiere fürs Internet oder beim Schreiben von Gesetzestexten. Leute wie Redish sollen ihnen das in Vorträgen und Workshops zeigen.

Weg von der Elite, hin zur Sprache des Volkes

Gastrednerin zum Auftakt der Konferenz ist die EU-Bürgerbeauftragte Emily O’Reilly, die das Amt des "Ombudsman" seit 1. Oktober 2013 inne hat. Unklare Kommunikation trage zur Kluft zwischen den Bürgern und ihren Regierungen bei, so die ehemalige Journalistin in ihrer Rede. "Klare Kommunikation muss sich im täglichen Management aller EU-Institutionen wiederspiegeln."

Im anschließenden Interview mit unserer Redaktion von flanderninfo.be fordert sie europäische Politiker dazu auf, mehr darauf zu achten, wie EU-Terminologie kommuniziert werden soll. "Die Priorität liegt dort, wo wir sie hinlegen!"

"Die Leute an der Spitze der Institutionen müssen ihre Kommunikation verbessern." Auch sie habe, als sie zur EU stieß, mit der Sprache der "Brussels bubble" (dt.: "Brüsseler Blase") Schwierigkeiten gehabt. Die Kommunikation in Presseberichten und Mitteilungen müsse sich ändern. Sie schüre oft Misstrauen und Angst davor, dass all die cleveren Leute Dinge sagten, die man nicht verstehe.

Wer verstehe schon Wörter wie "Trilog" oder "Komitologie" - egal in welcher Sprache? "Man fühlt sich ja dumm, wenn man fragt, was das heißt.(…) Leute in dieser Brussels bubble werden als Elite gesehen, (…), aber schauen Sie sich doch einmal um, wie die Leute normalerweise kommunizieren und bauen Sie die Schranken ab."

Stellt sich das Problem, dass die Europäische Union 24 Amtssprachen hat. Insgesamt dominiere die Sprache Englisch stets mehr in der EU, bemerkt O’Reilly hierzu. Ein gewisses Euro-Englisch sei zwar notwendig, dürfe sich aber nicht zu weit vom Standard-Englisch entfernen. Es sollte ein Werkzeug sein, das vereint und nicht spaltet.

"Erzählen Sie mir die Stories einfach wie bei einem Gespräch in der Kneipe!"

Tipps: "Die Gänge separat schalten"

Christopher Balmford betont, wie wichtig auch die Struktur eines Dokuments sei. Der ehemalige Jurist und Berater für klare Kommunikation, ist Fachmann auf dem Gebiet Aufbau und Struktur und extra aus Australien angereist. Er konzentriere sich in diesem Workshop vor allem auf die Rangfolge der Ideen und auf die Titel, erzählt Balmford.

Klare Kommunikation bedeute zu 80 Prozent, die Titel, Reihenfolge des Materials und das Design richtig hinzubekommen und nur zu 20 Prozent die Wörter und Sätze. "Was sind die vier Persönlichkeiten, die wir brauchen, wenn wir schreiben? Wir brauchen einen, der das Informationsmaterial sammelt und einen, der es ordnet. Der Dritte gießt alles in Wörter und Sätze und der Vierte veröffentlicht es. Wichtig ist, dass die Schritte separat erfolgen, so dass wir mit unterschiedlichem Blick darauf schauen."

Die Persönlichkeiten seien mit Gangschaltungen zu vergleichen. Es werde immer in den nächsten Gang geschaltet. "Denken Sie also beim Ordnen des Materials nicht mehr an das Sammeln der Informationen, denn diese Aufgabe ist schon erledigt", faßt Balmford zusammen.

Kemppinen: "Für jeden Journalisten gibt es eine Antwort"

Auch der letzte Konferenztag, handelt von der Klarheit der Sprache, aber mit dem Zusatz: "In einer vielsprachigen Umgebung". Er  findet deshalb in der EU-Kommission in Brüssel im Rahmen der "Clear Writing" Kampagne der Europäischen Union statt.

Der Finne Reijo Kemppinen, Generaldirektor des Rates der Europäischen Union für Kommunikation und ehemaliger Journalist, seit jeher bemüht, den Leuten EU-Politik verständlich zu machen, hat 5 Regeln, die er an einer Hand präsentiert.

"Seien Sie vorsichtig, wenn sie entscheiden, mit wem Sie reden! Sie müssen Eindruck machen. Nur allzu oft ist der Text zu allgemein. Sprechen Sie zur Person neben Ihnen! Sie müssen wissen, was Sie sagen wollen und wie Sie es sagen. Schreiben Sie nicht so, dass man Sie versteht, sondern so, dass man Sie nicht missversteht! Und Sie müssen im richtigen Moment schweigen können." Das sei für ihn das Schwierigste gewesen, lacht Kemppinen.

Als gutes Beispiel fürs' Reden im richtigen Augenblick führt er den Belgier und EU-Ratspräsidenten, Herman Van Rompuy, auf. Van Rompuy sei einer der am meisten gefolgten Personen auf Twitter. Das liege wahrscheinlich daran, dass der Flame nie spekuliere und stets Fakten liefere, wenn er twittere.

Als letzten Punkt nennt Kemppinen, dass man sich auf das Urteil der Kollegen verlassen müsse. "Erfolgreiche Kommunikation ist immer lokal." Wolle man alles von Brüssel aus machen, könne das nicht gelingen.

Gegen Ende des Seminars zitiert einer der Teilnehmer noch den belgischen Justizminister Koen Geens, der am Abend zuvor im Rahmen von IC Clear Clarity2014 ebenfalls einen Vortrag gehalten hatte, mit den Worten: "Sie schaffen Vertrauen mit der Sprache, die sie wählen."

Zum Abschluss der Konferenz in Brüssel singt hoffnungsvoll der Chor - sie sind alle Beamte der EU: "Good news. Clarity is coming!" – "Gute Neuigkeiten. Die Klarheit kommt!"