You've got (too much) mail! - Bart Van der Leenen

Er is maar één nadeel aan vakantie: terugkeren. En alsof de weerbots nog niet groot genoeg is, staat traditioneel de eerste dag van mijn blijde intrede een eindeloze trits e-mails te wachten om uitgebroed te worden. Naast de stortvloed aan penisverlengingen en belangrijke updates voor rekeningen van banken waarbij ik geen klant ben, krijg ik nog een paar honderd resterende vragen, opmerkingen, taken en vergaderverzoeken voorgeschoteld. Of beter: kreeg.

Want sinds enkele jaren is het checken van email tijdens mijn vakantie een noodzakelijk kwaad geworden. Net zoals het versturen van e-mails om elf uur ‘s avonds tegenwoordig garant staat voor antwoord binnen de paar minuten. Of net zoals we er niet meer van op kijken als een gezellige babbel op een zonnig terrasje om de paar minuten wordt onderbroken door het gepiep van een smartphone: ‘you’ve got mail’.

Mailbox-stress

Het fenomeen van de ‘mailbox-stress’ is zeker niet nieuw, maar begint in de wereld rondom mij extreme en zelfs beangstigende proporties aan te nemen. Wellicht aangezwengeld door de crisis en de druk van directies op klanten en leveranciers. Wellicht ook omdat e-mail een onafscheidelijk familielid is geworden dat we constant in onze achterzak meedragen.

Maar feit blijft dat, ondanks de vele alternatieven, e-mail nooit zo populair is geweest als vandaag. En met de exponentieel groeiende hoeveelheid data die we samen dagelijks verwerken en de alsmaar stijgende druk van de economie, lijkt het probleem niet zo gauw opgelost.

Een collectieve verslaving

De gemiddelde werknemer begint zijn dagtaak steevast met het openen van de mailbox. Vaak zelfs vooraleer de drang naar cafeïne te bevredigen of even te polsen naar het weekendverhaal van de collega’s. We checken minstens elk half uur of er geen nieuwe berichten zijn die onze verdere dagindeling overhoop halen en we voelen ons ongemakkelijk als we door omstandigheden onze mail niet kunnen checken.

E-mail is een collectieve verslaving geworden, met zelfhulpgroepen genaamd ‘Werken met een zero-inbox’ en ‘Hoe beheers ik Outlook?’. Alle goede intenties, voornemens, opleidingen en discipline ten spijt, zie ik zowat iedereen na verloop van tijd terug afzwakken naar het perpetuum mobile van de inbox. Een zwaar onderschat maatschappelijk probleem, als je het mij vraagt.

Met overdosis tot gevolg

Bij steeds meer mensen rondom mij merk ik dat de afhankelijkheid en het volume aan mails proporties begint aan te nemen waar het menselijk gestel niet op gebouwd is. Het opdringerige karakter van e-mail houdt geen rekening met onze planning, voorkeuren, humeur, of bedoelingen. Ze dicteren onze dagindeling, laten ons controle verliezen, veroorzaken stress, onzekerheid en psychologische druk en doen steeds meer mensen vruchteloos snakken naar broodnodige bewegingsruimte. Ondanks dat het effectieve werkvolume van de werknemer vaak objectief perfect haalbaar is, buigt de dwang van de inbox hun geest tot chaos en een gevoel van permanente overload. Met alle gevolgen vandien.

There is no alternative

Het paradoxale aan e-mail is dat de gehele ICT wereld, die elke seconde baanbrekende reuzenstappen zet, nog geen volwaardig alternatief heeft opgeleverd. Ik heb ze allemaal zien passeren: chat, sociale media, ‘slimme’ mailboxen, online collaboratietools, wikis, Yammer, shortmail, ... geen enkele heeft onze mailbox vooralsnog kunnen verdrijven als gemeenschappelijk communicatieplatform. Vaak in tegendeel: ze hebben de psychologische druk vaak nog verhoogd, want nu moet je twee of méér systemen permanent monitoren.

Ik wacht vol ongeduld op iemand die de 100 miljard e-mails die dagelijks de wereld in worden gestuurd kan kanaliseren in een niet-dwingende werkbare oplossing. Hij of zij zal gegarandeerd een standbeeld krijgen naast Gates, Zuckerberg of Jobs. Als iemand die oplossing heeft, stuur mij dan een mailtje alstublieft.

(De auteur is zaakvoerder van communicatiebureaus Out of the Crowd en Whizpr.)

lees ook