Video player inladen...

Vandaag is het de 10e "e-mailloze vrijdag": "Permanente onderbrekingen bezorgen ons stress"

Vandaag is het voor de 10e keer "e-mailloze vrijdag", de dag waarop opgeroepen wordt om e-mail en andere elektronische communicatie tot een minimum te beperken. Zo'n 130 organisaties doen mee dit jaar, zegt initiatiefnemer en communicatieconsultant Gunnar Michielssen.

Michielssen voerde onlangs zelf een onderzoek uit naar de e-maildruk. Hij stuurde naar 550 proefpersonen mails op verschillende momenten en vroeg ze om meteen te antwoorden als ze de mail gezien hebben.

Daaruit blijkt dat bijna de helft (47,5 procent) van alle e-mails die tijdens de werkuren worden verstuurd, binnen het kwartier door de ontvanger gezien wordt. Na de werkuren blijkt dit nog steeds 23,3 procent of ongeveer één op de vier. Van alle mails die mensen op hun professionele e-mailadres ontvangen op vrijdagnacht, blijkt dat bijna twee op de drie al tijdens het weekend door de ontvanger wordt gescreend.

"Snelle communicatie mag dan positief lijken, maar het resultaat is dat werkdagen voortdurend onderbroken worden. De verbijsterende resultaten van dit onderzoek wijzen op de prioriteit die e-mail voortdurend krijgt op onze andere taken én op ons privéleven. Die permanente onderbrekingen schaden de concentratie, ondermijnen de kwaliteit van het werk en verhogen de stress", zegt Michielssen.

"Er is een bovengrens en die wordt al te vaak overschreden"

Hij beseft dat een wereld zonder e-mail ondenkbaar is geworden, maar vraagt wel om aandacht te hebben voor de problemen die ermee gepaard gaan. "Iedereen beseft dat er een bovengrens is en dat die vandaag maar al te vaak wordt overschreden. Wie 100 mails per dag ontvangt, krijgt één e-mail per vijf minuten. Tel daarbij de sms’jes, Skype- en Whatsappberichten, vergaderingen en telefoontjes en er blijft nauwelijks nog tijd over voor het andere werk. Een deel van het werk wordt dan verschoven naar de avond en het weekend."

Enkele organisaties die dit jaar deelnemen aan "e-mailloze vrijdag" zijn:  Erasmushogeschool Brussel, VUB, Continental, DMI Vastgoed, Sint-Andreaslyceum Sint-Kruis, Stad Harelbeke, VanRoey, Westtoer en afdelingen van grote banken en verzekeringsmaatschappijen. Het is natuurlijk niet zo dat er in die bedrijven en organisaties niet gemaild zal worden morgen, maar ze engageren zich wel om er aandacht aan te besteden.

VUB geeft 10 tips

Ook de Vrije Universiteit Brussel (VUB) doet dus mee. In één maand tijd gingen er 2.84 miljoen mails rond op de universiteit, zo hebben ze becijferd. "Teveel en een enorme werkbelasting voor onze studenten, professoren en medewerkers", vindt rector Caroline Pauwels.

Op "e-mailloze vrijdag" worden studenten en medewerkers getrakteerd op een praktische keynote van professor Luc Chalmet met concrete tips en tricks om hun mailbox stevig onder handen te nemen. Daarnaast geeft de VUB via een mailgids het personeel en de studenten 10 aanbevelingen om beter met mail om te gaan en sneller mails te kunnen verwerken. Meer info bij de tips vind je hier.

  1. Vraag je altijd af of mail het juiste medium is.
  2. Overlast heb je zelf in de hand: verstuur er minder, dan ontvang je er ook minder
  3. Val niemand lastig met mails tijdens weekends of vakantiedagen
  4. Lees of beantwoord niet continu mails
  5. Gebruik out-of-office
  6. Stop de cc-terreur: het is paraplugedrag
  7. Zet push-berichten of geluidjes uit
  8. Hanteer een redelijke antwoordtijd
  9. Hou je mail kort en bondig
  10. Scheid werk-en privémail

 

Meest gelezen