Rijksarchief: "Het is onze ambitie om alle sites die onder ".be" vallen te archiveren"

In Nederland heeft de rijksarchivaris een oproep gedaan om ook e-mails en chatberichten te bewaren. In België wordt al werk gemaakt van een digitaal rijksarchief, zegt Johan Vander Eycken van het Algemeen Rijksarchief van België in "De wereld vandaag". "De regels die gelden voor analoge documenten, die gelden wat ons betreft ook voor elektronische documenten", aldus Vander Eycken. Toch stellen er zich een aantal problemen.

Het Algemeen Rijksarchief van België is al enkele jaren bezig met het archiveren van elektronische documenten, maar een evidentie is dat niet.

"De regels die gelden voor analoge documenten, die gelden wat ons betreft ook voor elektronische documenten. Het probleem is dat we op dit moment met een archiefwet zitten die zegt dat documenten na een periode van dertig jaar moeten worden overgedragen. Voor de digitale documenten zitten we daar nog ver af. We zijn aan het werken aan maatregelen om die periode in te korten. Voor digitale documenten is het risico te groot dat ze permanent verloren zullen gaan", zegt Jeroen Vander Eycken van het Algemeen Rijksarchief in "De wereld vandaag".

Ambitie om informatie van 800.000 ".be"-website op te slaan

Het Algemeen Rijksarchief heeft al verschillende initiatieven genomen om elektronische documenten die een impact hebben op de maatschappij, juridische consequenties veroorzaken of die belangrijke beslissingen bevatten, te archiveren.

"Ten eerste is er onze basisservice die we bieden aan overheidsdiensten. We gaan ter plaatse richtlijnen en raadgevingen geven over hoe de officiële digitale documenten overgedragen moeten worden. Er worden vastgelegde standaarden gebruikt, zodat de metadata of beschrijving van die stukken in orde is", legt Vander Eycken uit.

"Ten tweede is er het Promise Project. Dat project moet alle informatie op de websites die onder ".be" vallen, opslaan. Dat gaat over ongeveer 800.000 websites waarvan we zeker willen zijn dat de informatie bewaard blijft."

Met chats en tweets is er een probleem

Het Rijksarchief heeft een toezichtfunctie en die is vooral raadgevend. "Wij stellen samen met de administraties richtlijnen op voor elk overheidsdocument dat gemaakt wordt. Daarin wordt bepaald hoe lang het bewaard moet worden en voor welke periode. Voor een document ontstaat, zowel analoog als digitaal, wordt bepaald of het in het Rijksarchief opgenomen moet worden of mag worden vernietigd na een bepaalde periode."

"De analoge documenten worden analoog overgedragen. De digitale documenten worden via digitale weg aan ons overgedragen. Met chats en tweets is er een probleem. Als een overheidsinstelling een tweet stuurt, dan kunnen we die opslaan. Het probleem bij de meeste mailboxen is dat er ook persoonlijke chats en tweets aan vast zitten. Die kunnen we niet opslagen. De persoonlijke mails worden niet bewaard."

Meest gelezen