Video player inladen...

Wat is de toekomst van telewerk? Hoe kunnen bedrijven het duurzaam verankeren na de coronacrisis?

Telewerk is door corona populairder dan ooit en veel werkgevers en werknemers zijn ook gewonnen voor meer telewerk na de crisis. Door de versnipperde regelgeving is het als bedrijf en werknemer echter niet altijd eenvoudig financieel te regelen. Bedrijven kijken intussen naar het tijdperk na de crisis, want wie slim inzet op een combinatie van telewerk, welzijn, verloning en flexibele mobiliteit zal daar een concurrentieel voordeel uit halen.

expert
Hajo Beeckman
Hajo Beeckman is verkeersexpert bij VRT NWS.

Sowieso is het belangrijk dat bedrijven die telewerk toepassen, werk maken van een beleidsmatige aanpak met heldere afspraken op niveau van het bedrijf. Als het telewerk voor een personeelslid structureel wordt –bijvoorbeeld elke week enkele dagen – dan is een addendum bij het arbeidscontract volgens de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) 85 nodig: onderneming en werknemer kunnen op die manier duidelijk bepalen wat ze van elkaar verwachten qua werkresultaten, ondersteuning en middelen op de telewerkplek.

Werknemers die structureel thuiswerken maken natuurlijk minder woon-werkverplaatsingen. Volgens de pre-coronaregels bieden bedrijven momenteel allerlei pendelvergoedingen aan: een compensatie voor het gebruik van de eigen wagen, een deel extra bovenop het loon via een bedrijfswagen, terugbetalingen voor een abonnement op het openbaar vervoer of fietsvergoedingen. Die vergoedingen gelden vaak in een situatie waarbij de werknemer bijna 100 procent op het bedrijf aanwezig is, occasioneel thuiswerk buiten beschouwing gelaten.

Nu steeds meer mensen structureel thuiswerken, lopen sommige vergoedingen door maar tegelijkertijd groeit bij thuiswerkers de nood aan een tegemoetkoming voor de kosten die ze in de eigen woning maken: extra energiekosten (zeker in de winter), een tweede en groter scherm en een apart toetsenbord die je aan de laptop kan koppelen, een goede bureaustoel en ga zo maar door. Dat zijn voor bedrijven vaak extra kosten.

Nu steeds meer mensen regelmatig thuiswerken, lopen sommige woon-werkvergoedingen door maar tegelijkertijd groeit bij thuiswerkers de nood aan een tegemoetkoming voor de kosten die ze in de eigen woning maken

Een werkgever kan ervoor kiezen om de kosten voor zijn mensen thuis deels te compenseren maar wat doe je dan met de woon-werkvergoedingen? "Door de arbeidswetgeving en de regels in cao's van de paritaire comités kan je de ene kost niet altijd zomaar door de andere vervangen", zegt Katrien Nijs van HR-dienstverlener Attentia aan VRT NWS.

Meer dan 100 paritaire comités: een grote puzzel om telewerk te regelen

In België bestaan er meer dan 100 paritaire comités, ze zijn georganiseerd per bedrijfstak of onderdelen daarvan; 90 procent van de sectoren hebben een regeling voor vergoedingen van woon-werkverkeer.

De basis in de federale regelgeving ligt vervat in CAO 19/9. Die regelt de (verplichte) tussenkomst door werkgevers in de kosten voor het openbaar vervoer. De tussenkomst wordt berekend op basis van het aantal kilometers, met een ondergrens van 70 procent van de kostprijs van het abonnement. Bij de MIVB en De lijn ligt die grens soms iets hoger. Bij de overheid krijg je vaak 100 procent van een abonnement terugbetaald. Tussenkomsten voor het gebruik van de fiets of de eigen wagen zijn in de basisregels een gunst, ondernemingen worden er niet toe verplicht.

Sommige paritaire comités in de privésector verplichten bijvoorbeeld aanvullend een tussenkomst voor het gebruik van de eigen wagen ten belope van maximaal 50 procent van de prijs van een treinabonnement voor dezelfde afstand. In de schoot van andere comités kan dat hoger zijn. Soms krijgen fietsers geen vergoeding, soms is dat 10 eurocent per kilometer, tot een maximum van 24 eurocent.

Het paritair comité 200, dat regels bepaalt voor een groot deel van de bedienden in ons land, koppelt een gedeeltelijke terugbetaling van de kosten voor de eigen wagen dan weer aan een loonplafond: als je meer dan 27.500 euro bruto per jaar verdient, heb je er geen recht op. Omdat veel mensen een hoger jaarsalaris hebben, betalen bedrijven alsnog tussenkomsten voor openbaar vervoer of de eigen wagen via aparte afspraken. Best ingewikkeld dus.

Liever één budget per werknemer, los van de regels per sector

Wanneer een onderneming bij structureel thuiswerk de kosten voor het woon-werkverkeer wil drukken, dan kan dit niet altijd zomaar. Voorbeeld: een werknemer gaat elke week 2 of 3 dagen thuiswerken, maar de cao bepaalt dat het bedrijf dan toch nog 80 procent van het treinabonnement moet terugbetalen. Wanneer daar nog kosten voor de werknemer thuis bovenop komen, dan wordt het erg duur. "HR-dienstverleners proberen nu met ondernemingen oplossingen te vinden maar dat is een enorme puzzel", benadrukt Mirabel Hoys van Attentia. "De problematiek van de kosten voor het woon-werkverkeer en telewerk zijn vaak universeel, maar we moeten momenteel aparte oplossingen vinden binnen elke sector, en dat is erg moeilijk."

De uitdagingen van de investeringen voor de kosten voor het woon-werkverkeer en telewerk zijn vaak universeel, maar we moeten momenteel complexe oplossingen vinden binnen elke sector, en dat is erg moeilijk

Mirabel Hoys, Attentia

Attentia pleit dan ook voor sectoroverkoepelende regels en één budget per werknemer waarmee ondernemingen flexibel kunnen inspelen op de werkelijke kosten van het woon-werkverkeer en van de noden thuis. Op die manier is het voor bedrijven ook mogelijk om betrouwbare kostenprognoses te maken en om de combinatie van telewerk met woon-werkverkeer kostenneutraal te houden.

Belastingvrije kostenvergoeding tot 129 euro per maand voor telewerk

Attentia verwacht wel dat steeds meer bedrijven in de volgende maanden gebruik zullen maken van de belastingvrije kostenvergoeding tot 129 euro/maand die al een paar jaar bestaat. Ze kan alleen worden toegekend zodra de werknemer minstens één dag per week thuis werkt.

De vergoeding dekt bureaukosten: de afschrijving of huur van een bureau, kantoorbenodigdheden, printer- en computermateriaal, water- en elektriciteitsverbruik en verwarmingskosten. Let op, het is geen verplichting voor werkgevers. De oude regel dat werknemers van hun bedrijf een kostenforfait kunnen krijgen voor het gebruik van de eigen computer en internet thuis blijft daarnaast overigens gewoon bestaan.

Een slimme combinatie van telewerk, welzijn, verloning en flexibele mobiliteitsoplossingen wordt een concurrentieel voordeel voor bedrijven

Nu telewerk in veel bedrijven een vaste praktijk zal blijven, ook na corona, moeten ondernemingen goed gaan nadenken hoe ze dit op lange termijn gaan organiseren. Wie daar slim op inzet, kan er voordelen uit halen.

Op het eerste gezicht hebben flexibele oplossingen qua thuiswerk en mobiliteit voor bedrijven en werknemers alleen maar voordelen. Zeker voor ondernemingen en pendelaars in regio’s die elke dag te maken hebben met lange files en vertragingen in het openbaar vervoer, zoals Brussel en Antwerpen.

Elke grootstedelijke regio in de wereld dankt haar economische succes ten dele aan zogenoemde "agglomeratie- en lokalisatievoordelen", zeggen Stef Proost en Ruth Evers, transporteconomen bij de KU Leuven. Steden huisvesten vaak een gespecialiseerde arbeidsmarkt, maar als die door files moeilijk bereikbaar wordt, dan hebben steeds meer bedrijven moeite om geschikte arbeidskrachten te vinden: werknemers opteren dan voor een job dichter bij huis – die misschien niet helemaal aan hun verwachtingen voldoet – en bedrijven trekken onvoldoende talent aan waarmee ze hun ambities willen waarmaken. 

Wanneer dat gebeurt, dan verliezen steden eerst hun agglomeratievoordeel, dat eruit bestaat dat veel mensen er willen werken omdat er zoveel bedrijven en kennis samenzitten. Een volgende stap is het verliezen van het lokalisatievoordeel: steden die hun mobiliteit niet op orde hebben, worden als geheel minder aantrekkelijk voor nieuwe investeringen. De overheid kan daar op ingrijpen met extra inspanningen zoals meer wegcapaciteit, rekeningrijden, beter openbaar vervoer en fietspaden, maar dat gaat in ons land nogal langzaam. "Bedrijven kunnen zich in die context dus zelf aanpassen: meerdere locaties voorzien, een flexibel werkregime invoeren, gekoppeld aan individuele verloning, welzijn en continue ontwikkeling, telewerk en mobiliteit, net om het beste talent te kunnen blijven aantrekken", aldus Mirabel Hoys.

De bedrijfswereld verandert maar werknemers ook: ze wonen vaker in steden, hebben per bedrijf kortere carrières en balanceren tussen werk en privé in samengestelde gezinnen

Ondernemingen moeten daarbij ook inspelen op de veranderende levenscycli van mensen: er zijn bijvoorbeeld steeds meer samengestelde gezinnen waarin de work-life balance soms erg complex is, de carrière van een werknemer in een bedrijf is gemiddeld korter dan pakweg 20 of 30 jaar geleden en loontrekkenden of freelancers in de grootstedelijke zones gaan soms dichter bij het werk wonen. Die bedrijfswagen is dan niet altijd meer nodig. Een budget voor telewerkvoorzieningen thuis gecombineerd met een voordelig leaseplan voor een elektrische fiets – via een aftrek van het brutoloon – én een fietsvergoeding is in sommige gevallen aantrekkelijker.

Satellietkantoren aan hubs van openbaar vervoer

"Niemand wil echter constant thuiswerken", stelt Mirabel Hoys, "we blijven een sociaal wezen, op korte termijn is dat goed voor de productiviteit, op lange termijn houdt niemand dat vol." Het kantoor zal dus een aantrekkelijke ontmoetingsplaats blijven om elkaar te ontmoeten en te brainstormen. 

We blijven een sociaal wezen, telewerk is op korte termijn goed voor de productiviteit, op lange termijn houdt niemand dat vol
Mirabel Hoys, Attentia

Dat kantoor hoeft niet steeds de centrale locatie van een onderneming te zijn: grotere bedrijven die eventueel samen met andere werkgevers ruimtes met flex- en overlegplekken huren aan stations, zullen op termijn een voordeel hebben om mensen aan te trekken. Al zullen die hubs vooralsnog vooral succes boeken bij mensen die in de ruime omgeving wonen of die vlak bij de woonplaats een goede aansluiting via het openbaar vervoer hebben.

De overheid zal ook een duit in het zakje moeten doen want uit een recente bevraging van een andere HR-dienstverlener, SD Worx, bleek zaterdag nog dat mensen pas willen overstappen op duurzame vervoersalternatieven als die even snel en comfortabel als de eigen wagen zijn. Vlamingen leggen relatief lange pendelafstanden af en die zijn soms niet geschikt voor de fiets. Het openbaar vervoer biedt soms te weinig betrouwbaarheid.

En bovenal: de auto is voor veel mensen in de rand van de stad en in het buitengebied nog steeds het snelste vervoersmiddel om zogenoemde ketenverplaatsingen uit te voeren: eerst de kinderen afzetten op de crèche of school, dan naar het werk, en ’s avonds een snelle boodschap doen. 

Werkgever krijgt door telewerk een belangrijke sociale rol

Wanneer een kwart van je personeel thuiswerkt, sta je als werkgever voor de uitdaging om niet alleen resultaten te bewaken, maar ook om je werknemers deel van het grotere geheel te laten blijven uitmaken. Daar ligt een belangrijke opdracht voor leidinggevenden. "Kijk als leidinggevende naar de veerkracht van je werknemers. Hoe zit het met de thuissituatie van elk van hen? Zijn er kinderen thuis? Dat verhoogt de stress. Leer ze omgaan met pauzes. Maak afspraken: wanneer start en stopt het werk", zegt Katrien Nijs.

Kijk als leidinggevende naar de veerkracht van je werknemers. Hoe zit het met de thuissituatie van elk van hen?
Katrien Nijs, Attentia

Vaak hoor je het argument dat telewerken veel handiger is om werk en gezin te combineren. De pendeltijd kan je besteden aan je gezin, ontspanning en sport. Pendelen veroorzaakt vaak stress, maar is anderzijds voor veel mensen ook een erg belangrijk buffermoment tussen de werk- en de woonomgeving. Je hebt even pauze en tijd voor jezelf, op de fiets, in de trein of in de auto, even nadenken en muziek of een podcast beluisteren.

"Wanneer je dat intermezzo niet meer hebt, dan ontstaan ook risico’s: de grens tussen werk en privé wordt thuis soms nog vager", zegt Katrien Nijs. "Mensen voelen zich soms schuldig omdat zij mogen thuiswerken, en hun collega’s niet, en dan zitten ze om 22 uur nog hun mails te checken. Daarom is het zo belangrijk dat leidinggevenden hun telewerkers coachen in het stellen van grenzen. En een passe-partout bestaat niet, elke werknemer verdient een individuele aanpak in functie van zijn of haar thuissituatie."

Bekijk hieronder het verslag uit "Het Journaal":

Video player inladen...
Video player inladen...

Meest gelezen